English first · Versión en español a continuación. Data deletion instructions are included below.

Privacy Policy

Cyclone HVACRWD Company LLC · Effective October 5, 2026

This policy explains how Cyclone HVACRWD Company LLC (“Cyclone,” “we,” or “us”) handles personal information when you visit our website, request HVAC, refrigeration, or related services, book an appointment, or contact us by phone, email, WhatsApp, Instagram, or Facebook Messenger. The platforms and payment services you use also have their own privacy practices.

Information we receive

Contact and service details: your name, business name, phone number, email address, service or billing address, preferred appointment time, and the issue you describe.
Equipment and job information: equipment type, model or serial number, site conditions, service history you provide, photos, videos, voice notes, files, estimates, approvals, contracts, invoices, and job notes.
Communications: messages and attachments you send us; the account or phone identifier, channel, date, and delivery information needed to manage the conversation. This includes communications through WhatsApp, Instagram, and Messenger.
Payment and website information: invoice and payment status, amount, date, and transaction reference received from a payment or invoicing provider; and website information such as IP address, browser or device information, pages viewed, and cookie or similar technology data collected by the site and its embedded tools.

Please do not send full payment card numbers, government ID numbers, passwords, or unrelated sensitive information through a form or message. If you send information about another person, please make sure you are authorized to provide it.

How we use information

We use the information to respond to inquiries, assess whether a job is within our services, prepare quotes, schedule and perform work, communicate about appointments and repairs, create service records, issue invoices, process or reconcile payments, provide support, protect our systems, and meet legal or recordkeeping obligations. We may use tools to route, transcribe, or summarize a request for staff review. We do not treat an automated summary as a substitute for a person's review of service scope, price, or authorization.

If we send promotional messages, we will do so only where permitted and will honor requests to stop them. You can ask us to stop nonessential messages using the contact details below or by replying through the same channel. Messages needed for an active service request or transaction may continue as appropriate.

Website, forms, and messaging platforms

Our website uses Squarespace and may include Jotform service-request forms and HighLevel chat, scheduling, or customer-management tools. Our systems also use Amazon Web Services (AWS) to receive or store business communications and service data. These providers process information needed to provide their services to us. Website cookies and similar technologies may support operation, forms, and measurement; your browser settings can limit cookies, although some features may be affected.

When you contact us through WhatsApp, Instagram, or Messenger, Meta and the relevant messaging service process information under their own terms and privacy notices. We receive the content and identifiers needed to respond and maintain our business records. Our policy covers Cyclone's handling of those records; it does not control information held in your Meta or WhatsApp account.

When information is disclosed

We disclose information as needed to website, form, messaging, hosting, CRM, scheduling, payment, invoicing, and other service providers; to employees or contractors involved in your request or job; and when required by law or necessary to protect rights, safety, or the integrity of our services. Providers may process data in the United States or other locations. A payment provider shown at checkout or on an invoice handles payment details under its own notice; we receive the records needed to document the transaction. We do not ask you to send full card numbers in chat.

QuickBooks Online connection and accounting data

This policy also covers Cyclone's QuickBooks-connected application, named “Cyclone Appointment Payments,” and the Cyclone service portal. The connection supports Cyclone's own service and accounting operations. Only an authorized company administrator may connect a QuickBooks company through Intuit's consent screen. Cyclone operates its application independently; we do not process your information on Intuit's behalf, and Intuit's own privacy statement governs its services.

When the connection is enabled and authorized, the accounting integration may retrieve the connected company's identity and accounting preferences; customer names, contact and billing details; product and service catalog entries; and the estimates, invoices, amounts, tax details, references and status information needed for the requested work. It can send authorized estimate and invoice records to that company and receive accounting change notifications. Access is limited by the permissions granted and the features in use. Connecting QuickBooks does not authorize a repair, a card charge or an invoice to be sent to a customer.

We use this information to identify the correct customer, connect records to the correct job, use the accounting catalog, prepare authorized accounting records, reconcile their status, prevent duplicate entries and resolve integration errors. We do not sell information obtained through this connection, use it for unrelated advertising, or provide it to third parties for an unrelated purpose. This accounting connection is not used to train AI models.

The application stores the needed accounting references, operation records and authorized transaction content in Cyclone's AWS systems. The integration uses encrypted storage and restricted access for connection tokens and accounting records. Intuit sign-in takes place with Intuit; the connection receives authorization tokens, not your Intuit password. Authorized Cyclone personnel and service providers supporting this functionality may process the information for those purposes. These safeguards do not mean that every risk of loss or unauthorized access can be eliminated.

Disconnecting QuickBooks and requesting deletion

The authorized administrator can revoke the application's access through the connected-app controls in QuickBooks, or use Cyclone's disconnect control when available. You may also contact us for assistance. Once authorization is revoked, we stop access and processing under that connection. Disconnection does not itself erase existing invoices from QuickBooks, cancel a service agreement or automatically remove records already held by Cyclone.

To request deletion of information obtained through the connection, email cyclonehvacrwdcompany@gmail.com with the subject “QuickBooks Data Request.” Identify the company and records concerned without sending passwords or access tokens. After verifying authority, we will securely delete the requested information, except where applicable law requires us to keep a record. Any required retained record is limited to that purpose. We will explain any applicable retention requirement, the handling of copies and backups, and the outcome of your request. Requesting deletion from Cyclone does not delete information held independently in your Intuit account; those requests must also be addressed to Intuit where appropriate.

Portal access, signatures and job media

The portal uses access codes and session information to identify authorized users. We keep the document revision, approval or signature, time and related verification records needed to show what was agreed for a job. A portal login or general privacy notice is not consent to a new service, a signature on a document, or permission to publish you or your property.

On-site recording and any public use of job photos or videos require a separate notice and the permissions applicable to that job. Any proposed publication on WhatsApp Status, Instagram or another public channel must be addressed separately; this policy does not grant that permission. Contact us before the work if you have questions about recording or use of your images.

Retention and security

We keep information for as long as needed to handle the request or service, maintain business and payment records, resolve disputes, protect our systems, or meet legal requirements. The period depends on the type of record and the reason it is needed. We use access controls and other safeguards appropriate to the information, but no method of transmission or storage is completely secure.

Your choices and requests

You may contact us to ask what personal information we hold about you, request correction or deletion, or ask us to stop nonessential communications. We may need to verify that the request comes from you before acting. Some information may need to be retained for a service relationship, transaction, dispute, security purpose, or legal obligation. We will handle requests according to applicable law and explain any limit that applies.

Meta and WhatsApp data deletion instructions

To request access to or deletion of information Cyclone received through WhatsApp, Instagram, or Messenger, email cyclonehvacrwdcompany@gmail.com with the subject “Meta Data Deletion Request,” or call (914) 565-3947. Tell us which channel you used and the phone number or account name you used to contact us. Do not send a password, full payment card number, or government ID by email. We may ask for a reasonable way to verify your connection to the conversation. We will locate the relevant Cyclone records, delete or deidentify information we no longer need where feasible, and tell you when the request is complete or why a record must be kept. To manage information held by Meta or WhatsApp in your own account, use that platform's privacy settings or support.

Contact and updates

Cyclone HVACRWD Company LLC

234 Columbus Ave, Port Chester, NY 10573

cyclonehvacrwdcompany@gmail.com

(914) 565-3947

We may update this policy as our services or information practices change. We will post the current version at cyclonehvacrwdcompany.com/privacy-policy with a new effective date and give additional notice when required.

Política de privacidad

Cyclone HVACRWD Company LLC · Vigente desde el 5 de octubre de 2026

Esta política explica cómo Cyclone HVACRWD Company LLC (“Cyclone” o “nosotros”) trata los datos personales cuando visita nuestro sitio web, solicita servicios de climatización, refrigeración o servicios relacionados, programa una cita o se comunica por teléfono, correo electrónico, WhatsApp, Instagram o Facebook Messenger. Las plataformas y los servicios de pago que utilice tienen sus propias prácticas de privacidad.

Información que recibimos

Contacto y solicitud: nombre, empresa, teléfono, correo electrónico, dirección del servicio o facturación, horario preferido y descripción del problema.
Equipo y trabajo: tipo, modelo o número de serie del equipo, condiciones del lugar, historial que nos proporcione, fotos, videos, notas de voz, archivos, presupuestos, aprobaciones, contratos, facturas y notas del trabajo.
Comunicaciones: mensajes y archivos adjuntos, identificador de cuenta o teléfono, canal, fecha y datos de entrega necesarios para gestionar la conversación, incluidos WhatsApp, Instagram y Messenger.
Pagos y sitio web: estado, importe, fecha y referencia de pagos o facturas recibidos del proveedor correspondiente; dirección IP, navegador o dispositivo, páginas visitadas y datos de cookies o tecnologías similares del sitio y sus herramientas integradas.

No envíe números completos de tarjetas de pago, documentos oficiales de identidad, contraseñas ni datos sensibles ajenos al servicio por formularios o mensajes. Si nos facilita datos de otra persona, asegúrese de tener autorización para hacerlo.

Cómo usamos la información

La usamos para responder consultas, determinar si un trabajo está dentro de nuestros servicios, preparar presupuestos, programar y realizar trabajos, informar sobre citas y reparaciones, mantener registros, emitir facturas, procesar o conciliar pagos, prestar asistencia, proteger nuestros sistemas y cumplir obligaciones legales o de conservación de registros. Podemos usar herramientas para clasificar, transcribir o resumir una solicitud para revisión del personal. Un resumen automático no sustituye la revisión de una persona sobre el alcance, precio o autorización del servicio.

Si enviamos mensajes promocionales, lo haremos solo cuando esté permitido y respetaremos las solicitudes de cese. Puede pedir que detengamos las comunicaciones no esenciales mediante los datos de contacto siguientes o respondiendo por el mismo canal. Las comunicaciones necesarias para una solicitud o transacción activa podrán continuar según corresponda.

Sitio web, formularios y plataformas de mensajería

El sitio web usa Squarespace y puede incluir formularios de solicitud de Jotform y herramientas de chat, programación o gestión de clientes de HighLevel. Nuestros sistemas también usan Amazon Web Services (AWS) para recibir o almacenar comunicaciones y datos de servicio. Estos proveedores tratan la información necesaria para prestarnos sus servicios. Las cookies y tecnologías similares pueden facilitar el funcionamiento, los formularios y la medición del sitio; puede limitarlas en el navegador, aunque algunas funciones podrían verse afectadas.

Cuando se comunica por WhatsApp, Instagram o Messenger, Meta y el servicio correspondiente tratan información bajo sus propias condiciones y avisos. Recibimos el contenido y los identificadores necesarios para responder y mantener nuestros registros comerciales. Esta política cubre el tratamiento que hace Cyclone de esos registros; no controla la información guardada en su cuenta de Meta o WhatsApp.

Cuándo compartimos información

Compartimos información cuando es necesario con proveedores del sitio web, formularios, mensajería, alojamiento, CRM, programación, pagos y facturación; con empleados o contratistas que atienden su solicitud o trabajo; y cuando lo exige la ley o es necesario para proteger derechos, seguridad o la integridad de nuestros servicios. Los proveedores pueden tratar datos en Estados Unidos u otros lugares. El proveedor de pagos indicado al pagar o en la factura trata los datos de pago conforme a su propio aviso; nosotros recibimos los registros necesarios para documentar la transacción. No pedimos números completos de tarjetas por chat.

Conexión con QuickBooks Online y datos contables

Esta política también cubre la aplicación de Cyclone conectada a QuickBooks, denominada “Cyclone Appointment Payments”, y el portal de servicio de Cyclone. La conexión apoya las operaciones de servicio y contabilidad propias de Cyclone. Solo un administrador autorizado de la empresa puede conectar una empresa de QuickBooks mediante la pantalla de consentimiento de Intuit. Cyclone opera su aplicación de forma independiente; no tratamos sus datos en nombre de Intuit, y los servicios de Intuit se rigen por su propia declaración de privacidad.

Cuando la conexión esté habilitada y autorizada, la integración contable puede obtener la identidad y preferencias contables de la empresa conectada; nombres, datos de contacto y facturación de clientes; entradas del catálogo de productos y servicios; y los presupuestos, facturas, importes, impuestos, referencias y estados necesarios para el trabajo solicitado. Puede enviar registros autorizados de presupuestos y facturas a esa empresa y recibir notificaciones de cambios contables. El acceso depende de los permisos otorgados y de las funciones utilizadas. Conectar QuickBooks no autoriza una reparación, un cargo a una tarjeta ni el envío de una factura al cliente.

Usamos esos datos para identificar al cliente correcto, vincular registros con el trabajo correspondiente, utilizar el catálogo contable, preparar registros autorizados, conciliar sus estados, evitar duplicados y resolver errores de integración. No vendemos la información obtenida mediante esta conexión, no la usamos para publicidad ajena a su finalidad ni la facilitamos a terceros para fines no relacionados. Esta conexión contable no se utiliza para entrenar modelos de IA.

La aplicación guarda las referencias contables, registros de operaciones y contenido autorizado de las transacciones que necesita en los sistemas AWS de Cyclone. La integración usa almacenamiento cifrado y acceso restringido para los tokens de conexión y registros contables. El inicio de sesión en Intuit ocurre con Intuit; la conexión recibe tokens de autorización, no su contraseña de Intuit. El personal autorizado de Cyclone y los proveedores que apoyan esta función pueden tratar la información para esas finalidades. Estas medidas no eliminan todos los riesgos de pérdida o acceso no autorizado.

Desconectar QuickBooks y solicitar la eliminación

El administrador autorizado puede revocar el acceso de la aplicación desde los controles de aplicaciones conectadas de QuickBooks, o mediante el control de desconexión de Cyclone cuando esté disponible. También puede pedirnos ayuda. Tras revocar la autorización, dejamos de acceder a los datos y de tratarlos mediante esa conexión. La desconexión no borra por sí sola las facturas existentes en QuickBooks, no cancela un acuerdo de servicio ni elimina automáticamente los registros que Cyclone ya conserva.

Para solicitar la eliminación de información obtenida mediante la conexión, escriba a cyclonehvacrwdcompany@gmail.com con el asunto “QuickBooks Data Request”. Identifique la empresa y los registros afectados sin enviar contraseñas ni tokens de acceso. Tras verificar su autoridad, eliminaremos de forma segura la información solicitada, salvo cuando la ley aplicable exija conservar un registro. Cualquier registro retenido por esa obligación se limita a dicha finalidad. Explicaremos el requisito de conservación aplicable, el tratamiento de copias y respaldos y el resultado de la solicitud. Pedir la eliminación a Cyclone no borra los datos que Intuit conserva de forma independiente en su cuenta; cuando corresponda, también deberá dirigir esas solicitudes a Intuit.

Acceso al portal, firmas y material del trabajo

El portal utiliza códigos de acceso y datos de sesión para identificar a los usuarios autorizados. Conservamos la revisión del documento, aprobación o firma, fecha y registros de verificación necesarios para acreditar lo acordado en cada trabajo. Iniciar sesión o leer un aviso general de privacidad no autoriza un servicio nuevo, no firma un documento ni concede permiso para publicar imágenes de usted o de su propiedad.

La grabación en el lugar y cualquier uso público de fotos o videos del trabajo requieren un aviso separado y los permisos aplicables a ese trabajo. Cualquier publicación propuesta en estados de WhatsApp, Instagram u otro canal público debe tratarse por separado; esta política no concede ese permiso. Contáctenos antes del trabajo si tiene preguntas sobre grabaciones o el uso de sus imágenes.

Conservación y seguridad

Conservamos la información mientras sea necesaria para atender la solicitud o el servicio, mantener registros comerciales o de pago, resolver controversias, proteger sistemas o cumplir requisitos legales. El plazo depende del tipo de registro y su finalidad. Usamos controles de acceso y otras medidas apropiadas para la información, aunque ningún método de transmisión o almacenamiento es completamente seguro.

Sus opciones y solicitudes

Puede pedirnos información sobre los datos personales que conservamos, solicitar su corrección o eliminación, o pedir que cesen las comunicaciones no esenciales. Podemos verificar que la solicitud procede de usted antes de actuar. Algunos datos pueden tener que conservarse por la relación de servicio, una transacción, una controversia, seguridad u obligación legal. Tramitaremos las solicitudes conforme a la ley aplicable y explicaremos cualquier límite.

Eliminación de datos de Meta y WhatsApp

Para solicitar acceso o eliminación de datos que Cyclone recibió por WhatsApp, Instagram o Messenger, escriba a cyclonehvacrwdcompany@gmail.com con el asunto “Solicitud de eliminación de datos de Meta”, o llame al (914) 565-3947. Indique el canal y el teléfono o nombre de cuenta con que nos contactó. No envíe contraseñas, números completos de tarjeta ni documentos oficiales de identidad por correo. Podemos pedir una forma razonable de verificar su relación con la conversación. Localizaremos los registros correspondientes de Cyclone, eliminaremos o desidentificaremos los datos que ya no necesitemos cuando sea posible e informaremos cuando terminemos o por qué debe conservarse algún registro. Para gestionar información que Meta o WhatsApp guarda en su cuenta, use la configuración de privacidad o asistencia de esa plataforma.

Contacto y cambios