CYCLONE SERVICE PORTAL

Portal terms of use

Effective October 5, 2026

These terms cover your use of Cyclone’s service portal and its associated software. By using the portal, you agree to these terms for that use. A service estimate or other agreement for a particular job has its own scope and terms.

Access and permitted use

Cyclone gives you permission to use the portal to manage your authorized service records. Access only records you are entitled to see, use your own registered account, keep access codes private, and report suspected unauthorized access. Do not impersonate another person, attempt to bypass access controls, interfere with the portal, or resell access. A technician or account owner may perform only the actions permitted for their role.

Requests, estimates and approval

Creating an account, registering a job or sending a request does not authorize an inspection, repair, payment or charge. Inspection approval applies only to the stated inspection. Repair requires a separate approved estimate specifying its scope and amount. A changed scope or additional charge requires the appropriate new approval; portal activity does not bypass change-order authorization. Status updates describe recorded events and do not themselves replace customer approval.

Electronic documents and signatures

Electronic consent is voluntary and is requested separately for each document. Review its full text, scope, amount and revision before signing. Your name and the explicit choices you make apply to that document. Using the portal alone does not sign a document. Do not sign for another person. Contact support before signing if you need another way to review or sign, or a copy of a record. You may decline electronic signing and ask about an alternative. That choice does not erase an authorization you already validly provided.

Privacy and accounting connections

Our Privacy Policy explains handling of personal information. QuickBooks connections are controlled by the authorized company owner for Cyclone’s internal accounting synchronization. They are not a resale service or permission for customers to access another company’s books. Connecting accounting software does not itself authorize repair, charging a customer or sending an invoice.

QuickBooks authorization and disconnection

These terms also apply to Cyclone's connected application named “Cyclone Appointment Payments.” Only an authorized administrator may connect a QuickBooks company. The connection is used for the authorized accounting functions described in our Privacy Policy, including customer and catalog matching, estimates, invoices and status reconciliation. You must have authority to provide the relevant information and should report an incorrect or duplicate entry promptly. An estimate, invoice or payment status must be read with its underlying service agreement; the software does not supply tax, legal or accounting advice.

You may revoke access through QuickBooks' connected-app controls or Cyclone's disconnect control when available. Disconnecting stops the connection; it does not delete records or cancel an existing service agreement. Contact Cyclone for a records or deletion request. Intuit, QuickBooks, messaging platforms and any payment provider have separate terms governing their services. Cyclone is an independent provider; these terms do not create an agency relationship with Intuit or imply Intuit's endorsement.

Recordings, public media and service risks

Using the portal does not authorize on-site recording or publication of job media. Those matters require separate disclosure and applicable permission. A risk disclosure identifies conditions and the inspection it authorizes; it does not guarantee a diagnosis, waive a required estimate approval, or excuse negligence. Nothing in these portal terms exempts Cyclone from liability that cannot lawfully be excluded, including contractor negligence covered by New York General Obligations Law § 5-323.

Access changes and updated terms

We may limit access when reasonably necessary to protect an account, investigate misuse or maintain the service. Contact us if you need your own service records during an interruption. Updates to these terms will show a new effective date; material changes will receive additional notice where required. A software update does not retroactively change a signed service scope, approved amount or consent.

Availability and your rights

The portal may be temporarily unavailable or change as it is maintained. Do not rely on it for emergency response or indefinite storage; keep copies of records you need and contact support if a record is missing. Nothing in these terms removes rights or remedies that applicable law does not allow you to waive, or changes the protections and approvals required for a particular service.

Contact

For access, records, privacy questions or a non-electronic signing option, contact cyclonehvacrwdcompany@gmail.com. These terms address portal use; ask Cyclone to clarify any service document before approving it.

PORTAL DE SERVICIO CYCLONE

Términos de uso del portal

Vigentes desde el 5 de octubre de 2026

Estos términos rigen el uso del portal de servicio de Cyclone y su software asociado. Al utilizar el portal, aceptas estos términos para ese uso. El presupuesto u otro acuerdo de un trabajo específico tiene su propio alcance y condiciones.

Acceso y uso permitido

Cyclone te permite usar el portal para gestionar los registros de servicio a los que tienes acceso autorizado. Consulta sólo los registros que te corresponden, usa tu propia cuenta registrada, protege los códigos de acceso e informa cualquier acceso no autorizado. No suplantes a otra persona, intentes eludir los controles, interfieras con el portal ni revendas el acceso. Los técnicos y propietarios de cuenta sólo pueden realizar las acciones permitidas para su rol.

Solicitudes, presupuestos y autorización

Crear una cuenta, registrar un trabajo o enviar una solicitud no autoriza inspecciones, reparaciones, pagos ni cargos. La autorización de inspección se limita a la inspección descrita. Reparar requiere un presupuesto aprobado por separado, con su alcance e importe. Un cambio de alcance o cargo adicional requiere la nueva aprobación correspondiente; el portal no evita la autorización de órdenes de cambio. Actualizar el estado registra hechos y no sustituye la aprobación del cliente.

Documentos y firmas electrónicas

El consentimiento electrónico es voluntario y se solicita por separado para cada documento. Lee su texto completo, alcance, importe y revisión antes de firmar. Tu nombre y tus elecciones explícitas corresponden a ese documento. Usar el portal por sí solo no firma nada. No firmes por otra persona. Contacta a soporte antes de firmar si necesitas otra manera de revisar o firmar, o una copia de un registro. Puedes rechazar la firma electrónica y consultar una alternativa. Esa decisión no borra una autorización que ya hayas otorgado válidamente.

Privacidad y conexiones contables

Nuestra Política de Privacidad explica el tratamiento de los datos personales. Las conexiones con QuickBooks las controla el propietario autorizado de la empresa para la sincronización contable interna de Cyclone. No son un servicio de reventa ni permiten a un cliente acceder a la contabilidad de otra empresa. Conectar software contable no autoriza por sí solo reparaciones, cargos ni el envío de facturas.

Autorización y desconexión de QuickBooks

Estos términos también cubren la aplicación conectada de Cyclone denominada “Cyclone Appointment Payments”. Solo un administrador autorizado puede conectar una empresa de QuickBooks. La conexión se usa para las funciones contables autorizadas descritas en nuestra Política de Privacidad, incluidas la identificación de clientes y catálogo, presupuestos, facturas y conciliación de estados. Debes tener autoridad para facilitar la información e informar con prontitud cualquier registro incorrecto o duplicado. El presupuesto, factura o estado de pago debe leerse con el acuerdo de servicio correspondiente; el software no proporciona asesoría fiscal, jurídica ni contable.

Puedes revocar el acceso desde los controles de aplicaciones conectadas de QuickBooks o el control de desconexión de Cyclone cuando esté disponible. Desconectar detiene la conexión; no borra registros ni cancela un acuerdo de servicio existente. Contacta a Cyclone para solicitar registros o eliminación. Intuit, QuickBooks, las plataformas de mensajería y el proveedor de pagos tienen condiciones propias. Cyclone es un proveedor independiente; estos términos no crean una relación de representación con Intuit ni implican su respaldo.

Grabaciones, publicación y riesgos del servicio

Usar el portal no autoriza grabaciones en el lugar ni la publicación de material del trabajo. Estos asuntos requieren información separada y los permisos aplicables. La declaración de riesgos identifica las condiciones y la inspección que autoriza; no garantiza un diagnóstico, no sustituye la aprobación del presupuesto ni exime de negligencia. Nada en estos términos del portal excluye responsabilidades que la ley no permita excluir, incluida la negligencia del contratista contemplada en la sección 5-323 de la Ley de Obligaciones Generales de Nueva York.

Cambios de acceso y actualización de términos

Podemos limitar el acceso cuando sea razonablemente necesario para proteger una cuenta, investigar usos indebidos o mantener el servicio. Contáctanos si necesitas tus registros durante una interrupción. Las actualizaciones de estos términos mostrarán una nueva fecha; los cambios importantes recibirán un aviso adicional cuando se requiera. Una actualización del software no cambia retroactivamente el alcance firmado de un servicio, el importe aprobado ni el consentimiento.

Disponibilidad y tus derechos

El portal puede tener interrupciones o cambiar durante su mantenimiento. No dependas de él para responder a emergencias ni como almacenamiento indefinido; conserva copias de los registros que necesites y contacta a soporte si falta alguno. Estos términos no eliminan derechos o recursos que la ley aplicable no permita renunciar, ni cambian las protecciones y aprobaciones exigibles para un servicio específico.

Contacto

Para acceso, registros, consultas de privacidad o una opción de firma no electrónica, escribe a cyclonehvacrwdcompany@gmail.com. Estos términos tratan del uso del portal; pide a Cyclone aclarar cualquier documento de servicio antes de aprobarlo.